Kodex ochrany os. údajů

Tento kodex ochrany osobních údajů Periscope Skandinávie, s.r.o., IČ 25263196, se sídlem Smetanova 347/9, 602 00 Brno, společnost zapsána u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 43899 (dále jen Kodex), stanovuje postupy shromažďování, zpracovávání a používání osobních údajů společností Periscope Skandinávie, s.r.o. (dále jen Společnost) jako správce Vašich osobních údajů. Získané osobní údaje zpracováváme v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR") a v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů, občanským zákoníkem a dalšími souvisejícími právními předpisy.

Účel zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme jednak ze zákonných důvodů, jednak na základě Vašeho souhlasu.

Zákonné důvody zpracování osobních údajů souvisejí s uzavřením smlouvy o zájezdu. Aby mohla být smlouva platně uzavřena, potřebujeme znát Vaše identifikační údaje (jméno, příjmení, adresa). Pro pojištění zájezdu (všechny naše zájezdy jsou pojištěny) musíme ještě znát datum Vašeho narození. Abychom Vám mohli zaslat pokyny na cestu, potřebujeme znát Váš e-mail. Z důvodu nepředvídatelných změn v organizaci zájezdu (např. změna dopravy z nějakého důvodu, změna organizace zájezdu z důvodu změny počasí, změna odletu apod.) potřebujeme znát Váš telefon.

Jelikož některé zájezdy nabízejí slevy pro mladší osoby, je nutno ověřit věk těchto osob doložením data narození. Jeho předložení je pro umožnění slevy nutností.

Na základě Vašeho souhlasu zpracováváme dále Váš e-mail, kontaktní údaje pro zasílání nabídky našich služeb, katalogů, akčních nabídek apod. a pro zapojení do věrnostního programu, kdy je podle počtu účastí na zájezdu přiznávána věrnostní sleva.

Bližší definice pojmu zpracování osobních údajů naleznete v článku 4 odstavci druhém GDPR.

Rozsah zpracovávaných osobních údajů

Pojem „osobní údaje" zahrnuje všechny údaje, které umožňují nebo usnadňují identifikaci jednotlivce.

Identifikačními údaji, které zpracováváme, jsou u fyzické osoby především údaje typu jméno, příjmení, datum a místo narození, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, typ, číslo a platnost průkazu totožnosti/pasu (u některých zájezdů), e-mail a telefon, u podnikatele-fyzické osoby to jsou navíc IČ a DIČ. U smluv uzavíraných na dálku je zpracovaným údajem například i IP adresa užívaného počítače.

Kontaktními údaji se rozumí kontaktní adresy, telefonní čísla a e-mailové adresy.

Doba zpracovávání údajů

Údaje se zpracovávají po dobu, která je nezbytně nutná vzhledem k účelům zpracování těchto údajů. Jestliže se námi držený osobní údaj již nebude hodit pro žádný z nezbytných účelů, údaj bude vymazán.

Jestliže byly osobní údaje poskytnuty s Vaším souhlasem, tak po odvolání tohoto souhlasu budou tyto osobní údaje vymazány, pokud byl souhlas udělen na dobu určitou, budou osobní údaje vymazány po uplynutí této doby, pokud nedojde k dřívějšímu odvolání Vašeho souhlasu. Údaje o udělení nebo odvolání souhlasu můžeme zpracovávat po dobu přiměřenou pro jejich zpracování. Účelem je možnost prokázat, na jakém základě byly osobní údaje zpracovány. Pokud zákonný předpis stanoví pro zpracování osobních údajů dobu delší, budou Vámi sdělené osobní údaje zpracovány po dobu stanovenou zákonem. Jedná se zejména o zákon o účetnictví, daňový řád, zákon o archivnictví a další.

Osobní údaje a třetí osoby

K Vašim osobním údajům mají přístup:

• zaměstnanci naší Společnosti v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, při kterých je potřebné nakládat s osobními údaji klientů, pouze však v rozsahu, který je nezbytný,
• osoby provozující datové zálohy, záložní servery a informační systémy naší Společnosti,
• osoby vykonávající právní a ekonomickou činnost pro naši společnost včetně daňových poradců a auditorů.

V případě předání Vašich osobních údajů do rukou třetí osoby, je vždy uzavřena písemná smlouva, ve které upravujeme zpracování Vašich osobních údajů tak, aby odpovídalo povinnostem, které při zpracování dodržuje naše Společnost.

Podle příslušných právních předpisů naše Společnost je oprávněna či povinna předat Vaše osobní údaje do rukou:

• příslušným orgánům státní správy, soudům a orgánům činným v trestním řízení za účelem plnění jejich povinností,
• dalším osobám v rozsahu stanoveném právními předpisy.

Vaše osobní údaje jsou výlučně zpracovávány na území České republiky. Ovšem za účelem plnění služeb vyplývajících ze smlouvy o zájezdu poskytujeme Vaše osobní údaje leteckým společnostem, ubytovacím zařízením a popřípadě dalším subjektům, a to i mimo EU. Toto předání je nezbytné pro plnění smlouvy o zájezdu.

Práva zákazníka

Jakožto správce údajů Vám sdělujeme, že mimo to, že máte právo odmítnout udělit souhlas se zpracováváním osobních údajů (mimo zákonných osobních údajů nutných pro uzavření smlouvy o zájezdu), jste dále oprávněni:

1. Žádat o přístup k osobním údajům, které o Vás zpracováváme. Na Vaši žádost Vám bude vystaveno potvrzení o tom, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány. Jsou-li tyto údaje zpracovávány, máte dle článku 15 GDPR právo na přístup k nim i k dalším informacím.
2. Žádat o opravu nebo doplnění osobních údajů, pokud neodpovídají skutečnosti nebo jsou neúplné.
3. Požádat o výmaz svých osobních údajů podle článku 17 GDPR. V souvislosti s tímto máte tzv. právo na zapomnění, kde přes odkaz https://www.periscope.cz/zruseni-souhlasu/ zadáte, že si dále nepřejete zpracování svých osobních údajů a  zároveň žádáte o vymazání veškerých osobních údajů, které o Vás zpracováváme. Tento souhlas opětovně potvrdíte v přijatém e-mailu od naší Společnosti, veškeré Vaše osobní údaje budou smazány vyjma osobních údajů, které musíme držet po zákonem stanovenou dobu.
4. Požadovat omezení zpracování osobních údajů v souladu s článkem 18 GDPR.
5. Požádat o vydání námi zpracovaných údajů ve formátu, který je běžně požívaný, strukturovaný a strojově čitelný. S takto předanými údaji máte právo dle článku 20 GDPR nakládat.
6. Máte právo vznést námitku vůči zpracování svých osobních údajů z důvodu, který se týká Vaší konkrétní situace, a to dle článku 21 GDPR.

Při uplatnění výše zmíněných práv Vás budeme neprodleně informovat v průběhu 30 dní. Ve výjimečných případech a s ohledem na komplikovanost či počet žádostí je možné lhůtu prodloužit až na 60 dní.

V případě pochybností o Vaši totožnosti Vás můžeme požádat o poskytnutí nezbytně nutných informací, na jejichž základě ověříme Vaši totožnost.

Nebude-li přijato žádné opatření, jsme povinni Vás o této skutečnosti bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 30 dní, informovat. Součástí této informace bude také odůvodnění, proč nedošlo k přijetí opatření.

Pokud budou Vaše žádosti nedůvodné nebo zjevně nepřiměřené z důvodu jejich opakování, může správce vyměřit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo může odmítnout žádosti vyhovět. Toto oprávnění naše Společnost jakožto správce Vašich osobních údajů získává z článku 12 GDPR.

V případě Vašeho domnění, že Vámi poskytnuté osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo jinak porušujeme Vaše práva, máte možnost domoci se ochrany, kterou poskytuje Úřad pro ochranu osobních údajů nebo se můžete domáhat ochrany soudní cestou.

Povinnost Společnosti jako správce osobních údajů

Společnost je jakožto správce osobních údajů dle zákona o ochraně osobních údajů povinna:

• stanovit účel, za kterým jsou osobní údaje zpracovány,
• stanovit prostředky a způsob zpracování,
• zpracovávat aktuální a přesné osobní údaje, které jsme získali v souladu se zákonem,
• shromažďovat osobní údaje pouze ve stanoveném účelu a v množství potřebném k dosažení tohoto účelu,
• uchovávat osobní údaje po dobu, která je nezbytně nutná k účelu zpracování,
• zpracovávat osobní údaje v souladu s účelem, pro který byly shromážděny,
• shromažďovat tyto údaje otevřeně,
• nesdružovat osobní údaje k rozdílným účelům.

Aktualizace osobních údajů

Subjekt údajů je oprávněn kontrolovat správnost a aktuálnost poskytnutých osobních údajů. V případě zjištění neúplnosti, nepřesnosti nebo neaktuálnosti, je subjekt osobních údajů povinen tuto nesrovnalost oznámit a správce údajů zjedná nápravu.

Oznámení lze provést buď písemně na adresu sídla Společnosti Periscope Skandinávie, s.r.o., Smetanova 9, 602 00 Brno, nebo elektronicky na e-mailovou adresu gdpr@skandinavie.cz

Tento Kodex je platný a účinný ke dni 15. 5. 2018. Aktuální znění Kodexu je uveřejněno na webových stránkách www.periscope.cz a současně v sídle Společnosti.